Die Kraft der Kommunikation in der Supply Chain

Die Kraft der Kommunikation in der Supply Chain

Ein wesentlicher Teil des Supply Chain Managements besteht darin, spezifische Kommunikationswerte bei der Gestaltung der Beziehungen zu allen Zielgruppen aufzubauen und zu pflegen. Ein erfolgreiches Management in diesem Bereich steigert sowohl die Lieferanten- als auch die Kundenzufriedenheit und leistet somit einen direkten Beitrag zum übergeordneten Ziel des Reputationsaufbaus.

In einem typischen Lieferkettennetzwerk für ein Produkt existiert ein Beziehungsgefüge, das je nach Position innerhalb des Netzwerks variiert. Auf welcher Seite des Beziehungsflusses Sie sich im System befinden, hängt davon ab, welches Glied der Kette Sie darstellen. So besteht eine typische Supply Chain im Wesentlichen aus Rohstofflieferanten, Herstellern, Distributoren, Einzelhändlern und Endverbrauchern. Dementsprechend gibt es im System sowohl einen Upstream-Kommunikationsverkehr zu Produktionslinien und Lieferanten, von denen Sie einkaufen, als auch einen Downstream-Verkehr zu Ihren Kunden oder Verbrauchern. Um diesen Kommunikationsfluss erfolgreich zu steuern, ist es wichtig, statt willkürlicher oder rein routinemäßiger Bemühungen nach einem professionell ausgearbeiteten Plan zu handeln und eine zielgerichtete, ganzheitliche Kommunikationsperspektive zu entwickeln. Werfen wir einen Blick darauf, welche Rolle die Kraft der Kommunikation im Supply-Chain-Umfeld spielt.

Bereitstellung des richtigen Informationsflusses zur richtigen Zeit

Der kritischste Faktor im Handel entlang der Supply Chain ist die Zeit. Laut einem Forschungsbericht aus dem Jahr 2016 kosten derartige Lieferkettenunterbrechungen jedes dritte Unternehmen jährlich rund 1 Million Dollar oder mehr. Vor dem Hintergrund der globalen Pandemie und damit verbundener Entwicklungen lässt sich sagen, dass diese Zahl in den letzten Jahren enorm gestiegen ist. Mangelhafte Kommunikation führt zu Fehlinformationen und verspäteten Lieferungen – was als eines der heikelsten Probleme für heutige Supply-Chain-Manager gilt. Nicht rechtzeitig gelieferte Waren verursachen zusätzliche Kosten und führen zu unzufriedenen Kunden. Unzufriedene Kunden verbreiten negative Mundpropaganda. Eine verspätete Lieferung beginnt mit einer schlechten Kundenerfahrung und zieht das Unternehmen über negative Markenwahrnehmung und Rufschädigung in eine handfeste Kommunikationskrise. Dadurch entstehen vielschichtige geschäftliche Verluste, die weit über die unmittelbar sichtbaren finanziellen Einbußen hinausgehen und sich langfristig vertiefen. Im geschäftlichen Austausch der Lieferkette, wo der Informationsfluss intensiv und menschliche Fehler unvermeidlich sind, ermöglichen digitale Lösungen wie EDI- und Cloud-Systeme eine nahezu fehlerfreie Kommunikation. Durch die Verlagerung menschlicher Kommunikationsaufwände auf strategischere Bereiche und eine systematischere Abwicklung wird der richtige Informationsfluss zur richtigen Zeit sichergestellt. Dies ist zugleich ein Beweis für die Fähigkeit, die geschäftliche Reputation zu schützen und das Geschäft hochprofessionell zu führen.

Die Zielgruppe und ihre Erwartungen verstehen

Statt die Zielgruppe als einheitliches Ganzes pauschal zu betrachten, ist es ein weitaus treffenderer Ansatz, sie in differenzierte Untergruppen zu unterteilen und diese Gruppen möglichst zielgerichtet und individuell anzusprechen. Jedes Unternehmen verfügt über eine eigene Definition seiner Zielgruppen. Innerhalb dieser Definition lassen sich primäre, sekundäre und tertiäre Zielgruppen bestimmen. Im Lieferkettenhandel können Kategorien wie Hersteller, Importeure, Distributoren, Einzelhändler und Endanwender unterschieden werden. Da in jeder Zielgruppe unterschiedliche Erwartungen entstehen, müssen die Maßnahmen für jede Gruppe so geplant werden, dass sie genau diese spezifischen Erwartungen erfüllen.

Aufbau langfristiger Beziehungen zu Mitarbeitern

Mitarbeiter sind diejenigen, die den Dialog Ihres Unternehmens mit anderen Zielgruppen führen; sie sind die Repräsentanten der Organisation. Die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und dem Unternehmen beeinflusst unmittelbar den Austausch mit externen Organisationen. Unternehmen, die die interne Mitarbeiterkommunikation erfolgreich gestalten, ebnen sich damit auch langfristig den Weg für einen erfolgreichen geschäftlichen Kommunikationsverkehr. Mitarbeiter möchten spüren, dass sie wertgeschätzt werden und ihre Stimme im gesamten Unternehmen Gehör findet. Um den geschäftlichen Ablauf, dessen Teil sie sind, mit qualitativ hochwertigerer Arbeitsleistung voranzubringen, muss diesem Aspekt große Bedeutung beigemessen werden. Die Erarbeitung und Umsetzung verschiedener Maßnahmen zur Förderung dieses Engagements stärkt die Arbeitsmoral und erhöht langfristig die Leistungsfähigkeit. Beispielsweise unternimmt ein Unternehmen, das in die digitale Transformation investiert, einen wichtigen Schritt zur Steigerung der Arbeitszufriedenheit, indem es Mitarbeiter von zeitraubenden Routineaufgaben entlastet – was der Belegschaft neuen Auftrieb verleiht.

Laut Untersuchungsergebnissen des globalen PR-Unternehmens Holmes erzielten Unternehmen, deren Führungskräfte eine wirksame Kommunikation förderten, über einen Zeitraum von fünf Jahren eine um 47 Prozent höhere Gesamtrendite für ihre Stakeholder. Führungskräfte können unter Anleitung von Kommunikationsexperten vielschichtige und detaillierte Einblicke in verschiedene Geschäftsbereiche nutzen, um den Dialog mit ihren Mitarbeitern auf ein neues Niveau zu heben. Hierbei fällt es Führungskräften leichter, die vielfältigen Perspektiven der Mitarbeiter einzubinden und wichtige interne Kommunikationsziele wie Zusammenhalt und Zugehörigkeitsgefühl zu erreichen.

Die Bedeutung des Krisenmanagements

Ohne transparente Kommunikation verwandelt sich ein kleines Problem augenblicklich in ein wesentlich größeres und kostspieligeres Desaster. Ist dieser Fall erst einmal eingetreten, gibt es Schritte, die strategisch erarbeitet werden müssen. Die Vorbereitung auf Krisen erfordert jedoch – anders als oft angenommen – bereits Maßnahmen, bevor überhaupt eine Kommunikationskrise entsteht. Daher muss eine präzise Methode entwickelt werden, die Szenarien potenzieller Krisenrisiken definiert, festlegt, wie in welchen Situationen gehandelt wird, wer wie kontaktiert wird und wie die Krisenkommunikation im Einklang mit den Unternehmenszielen gesteuert werden soll.

Im Supply Chain Management wird über den gesamten Prozess – von der Beschaffung über die Produktion bis zur Distribution – das Ziel verfolgt, dem Kunden einen möglichst effizienten, fehlerfreien und erstklassigen Service zu bieten. Kommunikation bildet das Fundament, um dieses Kernziel nachhaltig zu erreichen. Sie kann die Lieferkette schneller, effizienter und schlagkräftiger machen als je zuvor. Investitionen in die digitale Transformation oder Budgets für Kommunikationsmaßnahmen sind im Vergleich zu den immensen Kosten, die bei einem Zusammenbruch der Kommunikation entstehen können, verschwindend gering und tragen dazu bei, dass Unternehmen ihre strategischen Ziele langfristig und fundiert erreichen.