Sistemleşemeyen İşletmelerde: “Hayat Kısa, Kuşlar Uçuyor”

‘Cemal Süreya’ya kısa gelen hayat, bize neler yapmaz ki’ diyen dünyanın bütün yöneticileri,  toplanın size bir sır vereceğiz… Zaman yönetimi, çalışırken zamanın yetersizliğinden yakınan,  işlerini bir türlü yetiştiremeyen çalışanların ve özellikle yöneticilerin zaman tasarrufları için geliştirilen bir kavram olarak ortaya çıktı. Danimarka’da doğarak dünyaya yayılan konu, zamanla koca bir eğitim sektörüne dönüştü. Zaman yönetimi için eğitimler, iç iletişim  metotlarıyla desteklenen çalışma ritüelleri elbette sır değil. İşin sırrı, zaman yönetimini  destekleyen teknik alt yapının değerli bir iş yatırımı olduğunu kabul etmekte, yönetme hırsıyla  her konuyu sahiplenmeye ve herkesi yönetmeye çalışmak yerine sistemleşerek, sistemi yönetmekte…  

Neticede, dar görüşlü yöneticiler insanları yönetme hırsıyla çırpınırken iş yüküne boğulur,  liderler ise insanlara öncülük etmeyi tercih eder ve saygınlıkla karşılanır. Herkes bir şekilde  yönetici olabilir, maharet liderliğe haiz olmaktır. Bu yaklaşım ayrımı, aynı zamanda kuruluşların  kültür esasına ve nihai olarak ömrüne yansıyan önemli bir yönetim perspektifidir. Peki liderler  zaman yönetiminde çalışanları için sistemleşmeyi nasıl sağlayabilir?

İşletmelerde, farklı iş kolları için çeşitli uzmanlar ve yöneticiler, çeşitli donanımlara göre iş  bölümü yaparak ekipleşir. Ancak kimi zaman işler gereksiz yere öyle karmaşıklaşır ki ne ekipler  ne de yöneticiler için zamanı, etkili şekilde planlamak mümkün olmayacak hale gelir. Diğer  taraftan, işletmelerde zaman yönetiminde en önemli kriter, kuruluşa uygun bir  sistemleşmeyle, doğru hazırlanan bir planlanma geliştirmek ve verimli çalışmayı sağlamaktır.  Bu sistemleşme için ön hazırlık, kuruluşun iş gücünü kavramak açısından önemlidir. İş gücünün  bir nevi fizibilitesi çıkarılarak, en çok zaman alan konular belirlenir. Genellikle işletmelerde  genellikle en çok zaman harcanan ve iş yükü oluşturan konu; belge, sipariş, rapor ve benzeri  rutin doküman yığınlarının transferidir. 

Yapay zekâ yordamıyla işletmeye özel sistemleşme, bir başka deyişle dijital dönüşüm tasarımı,  maliyetleri düşüren ve işletmenizin iş gücünü her yönden daha fonksiyonel değerlendirmenizi ve böylece birçok avantaja sahip olmanızı sağlayan bir sistemleşme sunar. Her işletmenin,  kendine has bir iş yapısı ve doğal olarak kendine özgü çözüm ihtiyaçları vardır. Bu ihtiyaçların  belirlenmesi, birbirine ihtiyaca yönelik olarak entegre edilebilen yapay zekâ tabanlı sistem  kurmanın ön hazırlığıdır.

Bir ekip tarafından öncesinde analog veya dijital olarak manuel yöntemlerle idare edilen  herhangi bir süreç, insan müdahalesi olmadan bağımsız ve otomatik bir şekilde bilgisayar  destekli teknolojiler tarafından yürütülme işlemi, otomasyondur. İlgili okuma için lütfen  tıklayın: https://www.edinedir.com/b2b-ticaret/87-otomasyon-ve-dijitallesme-fark-nedir 

Kâğıt tabanlı belgelerin el yordamıyla işlenmesi yerine, elektronik veri transferi (EDI) ile  standart bir sistem kurmak, bir şirketten diğerine elektronik belge alışverişi standardı  sağlamayı ve evrak işlerinden tümüyle kurtulmayı getirir. Kâğıt tabanlı işlemleri elektronik  ortamda yapmak zaman yönetiminde büyük ölçüde performans artışı sağlayan, işletmelerin 

manevra kabiliyetini artıran ve çalışanların daha değerli iş gücünü ortaya çıkaran akılcı bir  yöntemdir. Bir başka deyişle, otomatikleşen iş süreçleri, çalışanın prangalarını çözmeye yarar. 

EDI, iş bilgilerinin doğrudan yazılımlar arasında değiş tokuş edilmesidir. Manuel  süreçleri otomatikleştirir ve tedarik zincirinin hızını artırır. İşletmenizin ölçeğine ve iş biçimine  uygun EDI çözümlerinin ve entegrasyonunun uygun şekilde tasarlanması çalışanlarınızın  omuzlarındaki yükü hafifletir.

Sistemleşmeyi sağlamak bir liderin, çalışanlarını delege ederek, iş yapma biçimini de  sistemleştirmesinin yolunu açar. Yapay zekânın bilgileri, kesintisiz ve şeffaf bir şekilde  birleştirme ve standartlaştırarak yorumlama becerisi sayesinde, çalışanların daha aktif şekilde  monoton olmayan işlere yöneltilerek, motivasyonlarını artırmaları mümkün hale gelir.  Çalışanının iş verimine yatırım yapan organizasyonlar, çalışanın kuruluşa bağlılığı yolunda  önemli bir adım atar. İlgili okuma için lütfen tıklayın:https://www.map.com.tr/tr/calisan-bagliliginda-dijital-donusum-yatirimi/ 

Etkili liderler, yüksek iletişim becerileri, baskıya ve belirsizliğe yüksek tahammül, kontrollü  davranmak ve bunlar gibi kritik liderlik nitelikleriyle yetinmeyip, yapay zekâ yordamıyla  sistemleşme yoluna giderek, ekip kurma dinamiklerini verimli çalışmayla destekler. Bu sayede  sistemleşme sağlanarak, rekabet ortamında bir adım önde olmak mümkün olur.