B2B’DE DİJİTAL KOLAYLIK: WEB EDI

İşletmeler günümüzün ticari koşullarında hızlı, işlevsel, hatasız ve otomatik olarak sağlanabilen sistemlerle, yani WEB EDI marifetiyle belge yönetimini kontrol edebiliyor. Bu sayede, düşük maliyetle ve daha az eforla sağlanan kaliteli iş üretiminin yanı sıra, birçok yönden iş enerjisinin diğer gereken işlere kanalize edilmesi sağlanabiliyor. Belgelerin, iş gücünü zayıflatmasına seyirci kalmayan işletmeler her yönden kazançlı çıkıyor. Türkiye’de en geniş ağa sahip WEB-EDI altyapısı MAP tarafından işletilmektedir. Her iş kolunda ve her ölçekten şirket için birçok değerli avantajlar sunan WEB EDI’yi sizler için özetledik.

WEB EDI, “işletmelerin, basit Web Formlarını kullanarak EDI belgelerini değiştirmesini sağlayan kolay ve hızlı uygulanabilir düşük maliyetli bir EDI yöntemi” olarak tanımlanır. İnternet tarayıcısı üzerinden işletmenin kâğıt tabanlı belgelerini web formu halinde düzenlemesiyle işleyen WEB EDI, bazı temel bilgilerin web formuna yazılmasının ardından fiziki anlamda belge dediğimizde ilk aklımıza geleni, dijital ortamdaki surete dönüştürür ve çeşitli internet protokolleri aracılığıyla iletilebilir hale gelir.

Her ölçekten işletmenin, ticari yolculuğunda oluşturduğu yazılı belgeleri düşünün. Faturalar, irsaliyeler, teslimat belgeleri, iade belgeleri, servislere veya ürünlere ilişkin belgeler, gümrük veya lojistik belgeleri ve daha pek çoğu; bir işletmenin iş performansı dâhilinde oluşturduğu belgelerden sadece bazılarıdır. Üstelik bu belgeler her zaman aynı dilde veya standartta oluşturulmaz. İşin içine bir de kodlamalar ve varyasyonlara dayalı belge çeşitleri girdiğinde, belgeler hem külfete hem de birçok yönden maliyete dönüşür.

EDI ise belgelerin dijital ortamda, sistemli ve otomatik olarak saniyeler içinde hatasız şekilde oluşturularak yönetilmesine yarayan bir teknolojik nimettir. Böylece işletmeler çok daha hızlı, sorunsuz, az eforla ve iş yüküne batmadan, üstelik çalışanları sıkıcı angarya işlere boğmadan ticari iletişimindeki belgeleri yönetebilir.

EDI belgesi, belirli standartlar halinde otomatik olarak oluşturulan kodlama veya biçimlendirme sisteminde bilgilerin dijital veriler halinde dijital ortama aktarılmasıyla oluşur. EDI belgesi, dijital ortamda olduğunda, herhangi tek bir ticari belge EDI belgesine dönüştüğünde “işlem kümesi” veya “ileti” adıyla anılır. EDI Belgesi, “veri öğeleri, segmentler ve zarflar” gibi teknik ögeleri kapsar.

Mahalle bakkalının defteri, işlerini yazılı olarak not alması, belgelemesi için yeterli olabilir. Oysa profesyonel şekilde dijital dönüşümü sağlayan bir organizasyon için defterler, akla kuruluş veya marka adının üzerine basıldığı geleneksel bir promosyon alternatifini getirir. Dünya iş gücünü yapay zekâya adapte ederken, hangi organizasyon teknolojiye direnerek rekabet sahnesinde geride kalmayı veya oyundan çekilmeyi kabul edebilir ki?

Web EDI’nin çok sayıda avantajlarından başlıcaları şöyle sıralanabilir:

WEB EDI B2B iş sisteminde, geleneksel olarak “HUB” ile ona bağlı çok sayıda iş ortağının (müşteri ya da tedarikçi) ortak ticari iletişimini sağlar. Teknik olarak HUB ve klasik EDI yöntemlerinin kullanılması ve iş ortakları seviyesinde Web Araçları ile EDI uygulanmasından yararlanma mümkündür. Diğer bir deyişle B2B gibi, işletmeden işletmeye bilgi akışının zaman zaman ortak, tek yönlü, çift yönlü veya karma şekilde gerçekleşmesi, WEB EDI ile mümkün hale gelir.

Ticari ortaklar (müşteriler veya tedarikçiler) ile sağlıklı ticari iletişim kurmak ve daha önemlisi bunu sürdürmek, teknik anlamda WEB EDI alt yapısını kurmakla büyük ölçüde sağlanabilir. İş ortaklarının veya iş birliği yapılan muhatapların, internet üzerinden ulaşmalarıyla birlikte, HUB tarafından kendilerine iletilen dokümanlara ulaşmakla kalmaz, kendi bilgisayarlarına bu belgeleri indirebilirler ve saklayabilirler.