Veri Odaklı İK Yönetimine Geçiş Stratejileri

Günümüz veri teknolojisi, İK süreçlerini dönüştürmeye devam ederken “veri odaklı insan kaynakları” kavramı ortaya çıktı. Veri odaklı İK, organizasyonların İK süreçlerini veri analitiği, yapay zeka ve diğer dijital araçlar kullanarak optimize etmesini amaçlayan modern bir yaklaşımdır.  Bu modern İK yöntemi, işe alım, yetenek yönetimi, performans değerlendirme ve çalışan memnuniyeti gibi alanlarda daha objektif ve kanıta dayalı kararlar almada çok sayıda avantaj sunar. Büyük miktarda verilerin toplanması ve analiz edilmesi, işe alım süreçlerini iyileştirmek, çalışan bağlılığını artırmak ve genel iş performansını yükseltmek gibi önemli faydalarla organizasyonların sürekli değişen iş dünyasında rekabet avantajı elde etmelerine ve adaptasyon yeteneklerini artırmalarına yardımcı olur. Kuruluşların, çağın ve dijital dönüşümünün gerekli bir parçası olarak gördükleri veri odaklı İK yönetimine geçmeleri için izlenebilecek önemli ipuçlarını ve stratejileri sizler için derledik.

Tepe yöneticileri ve İK liderleri, İK teknolojilerinin değerli bir yatırım olduğu konusunda hemfikir ve dünya çapında bu alana yatırımlar hızla artmaya devam ediyor. İşverenlerin %97’si işe alım teknolojisine yönelik yatırımlarını artırmayı planlıyor. Zippia’nın raporuna göre, İK departmanlarının %60’ı tahmine dayalı analitiğe, %53’ü süreç otomasyonuna ve %47’si yapay zekâya yatırım yapmak istiyor.

İK profesyonellerinin %80’i, bu teknolojilere yapılan yatırımların işlerini geliştirdiğine inanıyor. Bu, platformların sürekli geleceğe odaklanmasını ve yeni işyeri engellerine uyum sağlamaya hazır olmalarını zorunlu kılıyor. Konunun önemini kavrayan modern kuruluşlar, geleneksel İK yöntemiyle yönetilen insan kaynakları sisteminden veri odaklı İK yönetimine geçmekteler. Geçtiğimiz yıl sadece ABD’de 12,1 milyon işveren İK teknolojisine 5 trilyon doların üzerinde harcama yaptı ve şirketlerin %74’ü teknoloji için İK bütçelerini artırmayı planlıyor. Tüm bu yatırımlar ve dijital dönüşüm hali son derece ümit verici olsa da bu geçiş döneminde kurum içinde bir yaklaşım geliştirilmesi ve geçiş sürecinin başarılı şekilde planlanması ve yönetilmesi de aynı ölçüde önemli. İK teknolojisine yapılan önemli yatırımlar, insan kaynakları yönetiminde dijital dönüşüme yönelik önemli bir eğilim olduğunu gösteriyor ki böylece İK işlevlerini ve operasyonel verimliliği artırmaya yönelik stratejik geçiş sürecinin de önemi artıyor.

İK yönetiminde veriye dayalı sistem için öncelikli olarak kuruluşta tüm kademelerde bir genel anlayış ya da yaklaşım geliştirilmesi ve bunun benimsenmesi önemlidir. İyi bir kurumsal kültür geliştirmek ve bunu devamlı kılmak için işyerindeki insan kaynaklarının veri odaklılığa geçişine kuruluşun uyum sağlaması önemlidir. Böylece yalnızca satış ve karlılık odaklanan köhne işletme anlayışından uzak, modern ve çağa kolay uyumlanabilecek kadar esnek bir kurum kültürü geliştirerek yeniliklerin benimsenmesi hedeflenebilir. Bu anlayışın kurumsal kültürün bir parçasına dönüştürülmesinde departmanlar arası iş birliği ile her kademede benimsenme için iç iletişim stratejileriyle ortak bir çalışma sağlanabilir. Bu yolda, elbette teknolojinin imkânlarından faydalanarak başarılı girişimler yaratmak ya da güçlü bir kurum kültürüne katkı sağlamak için İK profesyonelleri belirli ölçümleri ve kanıtlanmış uygulamaları takip etmelidir. Çeşitli eğitimlerle çalışanların uyumu desteklenebilir.

İK analitiğinin işi nasıl desteklediğini ve sonuçları nasıl yönlendirdiğini kuruluşta sade ve gerekli şekilde özetleyerek anlatmak, diğer departmanlarla iş birliği içinde ortak hedefler için çalışıldığının altını çizer. Bu diyalog sayesinde kuruluşun çeşitli alanlardaki iş hedefleriyle yeni İK hedefleri uyumluluğu sağlanarak İK analitiği, daha fazla verim alınabilecek şekilde kullanılabilir. Kuruluşun gelecekteki kısa vadeli ya da uzun vadeli stratejik öncelikleri; bunların, çalışan verileri ve analitiği değerlendirildiğinde sonuçları nasıl iyileştirebileceği, iş gücünün hangi yönde daha verimli şekilde yönetileceği, hedeflerin net şekilde belirlenmesi ve insan kaynakları projelerinin hedefleriyle birleştirilmesi sağlanabilir.

İK analitiği yolculuğunda sistemleşmek için, izlenebilecek yöntemler belirlenmeden evvel kuruluşun ihtiyaçları ve mevcut şartları doğru şekilde analiz edilmeli ve buna uygun hedefler belirlenmelidir. Farklı çalışan verilerinin kaynaklarını merkezi bir havuzda birleştirmek gerekir. Tüm çalışan verilerini pekiştiren veri kaynağı ile performansların iş sonuçlarıyla nasıl ilişkili olduğunu anlamaya destek olacak parametreler ve göstergeler belirlenebilir. Gerekli durumlarda alınabilecek teknik destek, veri analitiği kullanımı için veri yönetimi danışmanı şirketlerden elde edilebilir. Bu şirketlerin deneyimi, veri analitiği teknolojilerindeki bilgi birikimi ve müşteri ilişkilerinde sunduğu destek son derece önemlidir.

Deneyimli ve iyi bir destekçi olan danışman şirketiyle anlaşıldıktan sonra, bir kuruluşun veri alt yapısının nasıl sağlanacağı, iyileştirilebileceği ya da güçlendirilebileceği belirlenebilir. Bu alt yapı konusu, yabana atılmamalı, fuzuli bir bütçe kalemi olarak görülmemeli, hızla dönüşü alınabilecek bir iş yatırımı olarak kabul edilmelidir. Çünkü İK verilerini toplamak, depolamak ve analiz etmek için sağlam bir veri altyapısı kurmak önemlidir. Buna, İK bilgi sistemleri (HRIS), insan sermayesi yönetimi sistemleri (HCM) ve diğer ilgili teknolojilerin entegrasyonu da dahildir. Veri güvenliği ve gizliliği konularında da gerekli önlemlerin alındığı kuruluşlar ilişkili krizlerden ya da olası problemlerden sıyrılabilir. Tüm bu konuları, kuruluş özelinde belirlemek ve organize ederek gereken desteği sağlamak, veri analitiği yetenekleri geliştirmenin bir nevi alt yapısıdır.

Bir kuruluşun veri analitiği yetenekleri geliştirmesi, İK departmanının, veri analitiği araçlarını ve tekniklerini etkili kullanabilecek yeterlilik geliştirmesi anlamına gelir. Bu nedenle, veri analitiği konusunda eğitimler bu amaca hizmet edecektir. Bu alanda uzmanlaşmış profesyonelleri işe almak,  veri bilimi ve analitiği konusunda bir ekip oluşturmak ya da veri danışmanı şirketlerle çalışmak gerekir. Bu, kuruluşun veri odaklı stratejilerin etkin bir şekilde uygulanmasını destekler. Örneğin Under Armour markası, veri analitiğine dayalı İK yönetimiyle işten ayrılmaları makul bir seviyeye indirgemede, veri analitiği yeteneği geliştirerek olası işten ayrılmaları hesaplayarak ve analitik ön görülere dayalı stratejik İK planı kurarak, başarılı olmuştur.

Veri analitiği için doğru bir alt yapı sistemiyle ve yeteneklerle donatılmış İK departmanında veri kalitesinin sistemli şekilde devamlılığı sağlanmalıdır. Böylece İK süreçlerinde gereken verilerin doğruluğu ve tutarlılığı, stratejik İK kararları almada kritik rol oynar. Bu nedenle, veri temizleme ve doğrulama süreçleri oluşturmak, hatalı veya eksik verileri düzeltmek önemlidir. Veri kalitesini artırmak için sürekli bir izleme ve iyileştirme süreci benimsenerek devamlılık sağlanmalıdır. İK süreçlerinde nokta atışı ön görüler, analizler ve tespitler için ölçümlerin ve geri bildirim mekanizmalarının sistemli olarak izlenmesi önemlidir. Veri odaklı İK yönetiminin etkinliğini değerlendirmek üzere; bu izlenme için özellikle performans göstergeleri, çalışan memnuniyeti anketleri gibi geri bildirim araçları bu süreçte kullanılabilir. Bu, ileriye dönük hamleler için son derece önemlidir.

Geleceğin rağbet gören İK işleri arasında İK veri bilimcisi / baş teknoloji sorumlusu, veri ve analitik sistem sorumlusu,  yetenek kazanım teknolojileri uzmanı, çalışan deneyimi uzmanı gibi farklı dallar oluşabilir. Bunu zaman gösterecek. Tabi İK uzmanı, yan haklardan eğitime, performanstan kariyer yönetimine birçok konunun yanı sıra şirket ile çalışan arasındaki tüm ilişkinin modellemesi ya da yönetimi de önem kazanabilir hatta “çalışanın kuruluştaki iş deneyimi” odaklı yepyeni teknolojiler ve uzmanlıklar görebiliriz. Yeni yeni teknoloji tabanlı yetenek edinme platformları ortaya çıktıkça,  çalışan seçme ve yerleştirme süreçleri de evirileceğe benziyor. Şirkete en uygun olanları bulmak kadar çalışana en uygun olanları bulmak da önem kazanabilir. Bu alanda yeni bir takım yeteneklere ya da danışmanlıklara “merhaba” diyebiliriz.

Veri odaklı İK yönetimine geçiş sürecinde daha verimli ve başarılı bir geçiş için hem teknolojik hem de kültürel dönüşümün dikkatle yönetilmesi, planlanması ve organizasyonun genel stratejik hedefleriyle uyumlu bir veri analitiği stratejisi geliştirilmesi kritik önem taşıyor. Veri analitiği ile stratejik hedeflerin uyumlu hale getirilmesi, kültürel değişim yönetimi, gerektiğinde veri odaklı bir yaklaşıma geçiş için örgütsel kültürde değişiklikler, veri odaklı düşünme biçimini benimsetmek ve anlayış geliştirmek üzere kuruluşun departmanlar arası paylaşımı desteklenmelidir. Bunun için tepe yönetimin liderliği, yeniliklere açık olması; eğitimlere iç iletişim kampanyalarına ya da etkinliklerine ve en önemlisi veri danışmanlığı sunan deneyimli bir şirketten danışmanlık desteği almaya açık olması ve bunu masraf değil yatırım olarak görebilecek vizyona sahip olması önemlidir. Teknoloji ve iş süreçlerinin entegrasyonu, sağlam bir alt yapı üzerine kurulduğunda başarıya daha yakındır. İK teknolojilerinin mevcut iş süreçleriyle entegrasyonu, sadece kurumsal kültürün yenilenmesiyle değil, bu alt yapının kurulmasıyla da güçlenecektir. Sistemli olmak, veri akışının kesintisiz olmasını sağlayabilir. Bu, süreç otomasyonu, iş akışı optimizasyonu ve veri paylaşımı için önemlidir. Ayrıca, bu teknolojilerin kullanıcı dostu olması ve çalışanların bunları etkin bir şekilde kullanabilmesi için gerekli eğitimlerin alınması ve ilgili uzmanlıklarda istihdam, kuruluşun modern İK yönetimi için oldukça önemlidir.